RODO w małej firmie — dlaczego dane klientów nie powinny leżeć w chmurze
Każdy program w chmurze do fakturowania i CRM to zewnętrzny podmiot przetwarzający dane Twoich klientów. Co to znaczy dla małej firmy i jak się przed tym zabezpieczyć.
Jeśli prowadzisz małą firmę, każdego dnia przetwarzasz dane osobowe swoich klientów: imię i nazwisko, adres, NIP, numer telefonu, adres e-mail. Jesteś administratorem danych osobowych i odpowiadasz za to, co się z nimi dzieje — nawet jeśli korzystasz z zewnętrznego oprogramowania.
Problem z programami w chmurze
Większość programów do fakturowania i CRM działa w modelu SaaS (Software as a Service) — dane klientów trafiają na serwery dostawcy oprogramowania. W praktyce oznacza to, że:
- Dane osobowe Twoich klientów są przechowywane na serwerach firmy trzeciej, często za granicą lub na infrastrukturze chmurowej (AWS, Azure, GCP).
- Taki dostawca staje się podmiotem przetwarzającym w rozumieniu RODO — musisz podpisać z nim umowę powierzenia przetwarzania danych.
- Nie masz pełnej kontroli nad tym, kto ma dostęp do tych danych, jak długo są przechowywane i co się z nimi dzieje po zakończeniu współpracy.
- W razie wycieku danych z serwerów dostawcy — to Ty jako administrator odpowiadasz wobec klientów i UODO.
Co mówi RODO o powierzaniu danych
Art. 28 RODO nakłada na administratora danych obowiązek zawarcia pisemnej umowy z każdym podmiotem, któremu powierza przetwarzanie danych osobowych. Umowa musi precyzować m.in.:
- cel i zakres przetwarzania danych,
- obowiązki w zakresie bezpieczeństwa,
- zasady korzystania z podprzetwarzających (np. firm hostingowych dostawcy SaaS),
- warunki usunięcia danych po zakończeniu umowy.
W praktyce wiele małych firm używa narzędzi SaaS bez podpisanej umowy powierzenia — bo nikt ich o tym nie poinformował. To błąd, który w razie kontroli UODO może kosztować.
Jak działa Alleo — dane zostają u Ciebie
Alleo to program instalowany lokalnie — na Twoim komputerze lub serwerze w Twojej siedzibie. Kartoteka kontrahentów, wystawione dokumenty i historia płatności:
- nie opuszczają Twojej sieci — wszystko zapisywane jest w lokalnej bazie danych,
- nie są wysyłane na żadne zewnętrzne serwery — Alleo nie ma własnego backendu chmurowego, który przechowywałby Twoje dane,
- nie wymagają umowy powierzenia z producentem oprogramowania — bo dane nigdy nie trafiają poza Twoją organizację,
- pozostają pod Twoją kontrolą także w zakresie kopii zapasowych.
Ewentualne integracje z systemami zewnętrznymi (np. kanałami sprzedaży czy księgowością) są w Alleo opcjonalne — włączasz je świadomie i tylko wtedy, gdy ich potrzebujesz.
Co w małej firmie i tak musisz zrobić
Korzystanie z lokalnego oprogramowania nie zwalnia Cię ze wszystkich obowiązków wynikających z RODO. Nadal powinieneś:
- posiadać politykę prywatności informującą klientów o celach i podstawach przetwarzania ich danych,
- zapewnić bezpieczeństwo lokalnej bazy — kopie zapasowe, kontrola dostępu, ochrona sieci lokalnej,
- obsługiwać prawa osób, których dane dotyczą — np. żądania dostępu lub usunięcia danych.
Podsumowanie
Wybór oprogramowania do obsługi sprzedaży to nie tylko kwestia wygody i ceny — to też decyzja o tym, komu powierzasz dane Twoich klientów. Program w chmurze oznacza kolejny podmiot przetwarzający, kolejną umowę i kolejne ryzyko. Lokalnie zainstalowany program jak Alleo eliminuje ten problem u źródła: dane zostają tam, gdzie powinny — w Twojej infrastrukturze.
Masz pytania dotyczące bezpieczeństwa danych w Alleo? Napisz do nas — chętnie wyjaśnimy szczegóły techniczne. Możesz też przeczytać więcej na stronie Bezpieczeństwo danych.